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首钢采购电子商务平台廉洁规范


1、不得违规帮助不具备条件的供应商进入本平台交易。

2、不得超越权限或违反程序签订、变更业务合同。

3、不得索要、收受供应商给予的礼金和各种有价证券、支付凭证等财物,以及擅自参加供应商组织的宴请、旅游、健身、娱乐等活动。

4、不得将应由个人支付的费用以各种名目在供应商处报销。

5、不得以任何名义向供应商及其工作人员借用财物或建立借贷、投融资、租赁等关系。

6、不得违反规定直接或间接与本人配偶、子女及其他特定关系人进行业务交往。

7、不得利用职务和工作上的便利从事营利性经营活动和有偿中介活动。

8、不得以个人名义在供应商处兼职或介绍亲属到供应商处任职。

9、不得泄露系统中的数据及相关信息,在业务活动中不得泄露企业和国家秘密。

10、不得违反与本平台业务相关的法律法规及制度规定。

供应商管理规范(试行)

 

第一章 总则


第一条 为了规范首钢采购商务平台(以下简称平台)供应商管理相关工作,完善供应商管理体系,构建稳定、优质、高效的供应链网络,维护相关企业的正当权益、促进采购方和供应商共同持续发展,特制定本规范。

第二条 平台对供应商实行资质考察准入、资质信息变更管控、定期重新评价和分级优胜劣汰的动态管理机制。

第三条 本规范适用对象为采购方、平台运营部门、供应商。 

第四条 采购方负责本组织供应商的管理制度及管理流程的制定与维护、供应商准入资质审查及复核、供应商信息变更审批、供应商分级、评价及发布、等本部门供应商主数据的维护申请等相关工作。

首钢总公司设备部、建工部、供应公司简称:首钢集团业务部门;京唐公司、迁钢公司、矿业公司、首秦公司(含秦中板)、顺义冷轧公司及北京地区存续单位在本规范中简称:各基地。

首钢集团业务部门、各基地统称采购方。

第五条 北京首钢自动化信息技术有限公司(简称“首自信”)是平台运营部门,负责统一保管供应商资质材料电子版,负责注册平台供应商的开户、供应商公共信息变更、系统管理等相关工作。负责会同各管理部门、各基地对该规范进行制定、修改和废止。


第二章 供应商准入


第六条 获准进入平台的供应商原则上必须是经采购方审核合格的。因业务需要而初步选定的供应商,由采购方按各自部门的质量控制标准及程序进行准入控制。

第七条 凡符合下列条件的供应商原则上均可进入首钢采购电子商务平台: 

1、依法成立,具有法人资格或具备独立承担民事责任的能力; 

2、具备工商部门或有关采购方的最低注册资金要求,且财务状况良好; 

3、具备签订和履行合同的能力和信誉: 

4、提供的货物、工程和服务符合国家质量标准; 

5、提供的货物、工程和服务符合国家环境标准; 

6、提供的货物、工程和服务符合国家安全标准; 

7、良好的售后服务和合理的人员结构; 

8、特殊行业要具有国家相关部门颁发的证书。

 

第三章 供应商注册及审核


第八条 供应商基本信息电子版由平台运营部门统一管理并保存。 采购方对供应商信息的保存及管理执行采购方的相关要求。

第九条 供应商注册 

1、注册准备:供应商根据采购方相关制度规定的注册要求提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、管理员授权委托书等相关材料给采购方,由采购方审查通过后填写“供应商准入申请表”并盖章,由供应商提交平台运营部门。

2、供应商与平台运营部门签订“首钢采购电子商务平台供应商服务合同”。

3、注册提交:注册申请在平台线上提交。 

网上注册,供应商在线确认“平台供应商服务内容及收费标准”,并按要求填写注册信息,同时线上提交如下材料电子扫描件(复印件均需加盖单位红章): 

●供应商注册申请表(需采购方经办人签字并加盖采购方单位公章)

●供应商主数据项目明细表(需经办人签字)

●供应商管理员授权委托书(需经办人签字) 

●企业法人营业执照(副本)(有最新年度年检章) 

●税务登记证(副本)

●组织机构代码证(副本)(有最新年度年检章) 

●银行开户许可证复印件;

●质量管理体系认证等其他资质证书复印件(每三年更新) 

第十条 注册审核: 

平台运营部门在供应商提交注册申请之日起2至3个工作日内对其提交的基本信息和相关资质进行审核如下: 

1)审核要求为:供应商提交的企业法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证(简称“三证”)(副本)和《管理员授权委托书》完整且内容清晰,三证复印件上加盖的单位公章名称应保持一致;“三证”必须在有效期内。材料不符合上述条件时,需重新提交相关材料。 

2)材料审核无误后,再核对平台中的供应商信息,须与材料中的信息保持一致。核对的信息项如下: 

a)“三证”所有字段和平台中基本信息逐一比较:包括企业名称、法定代表人、注册地址、企业类型、注册资本、币种、经营范围、营业执照号码、营业执照生效日期、营业执照失效日期、税务登记证号码、税务登记证生效日期、税务登记证失效日期、组织机构代码、组织机构代码证生效日期、组织机构代码证失效日期。 

b)平台记录的供应商管理员信息应与《管理员授权委托书》须一致,核对信息项如下:

3)平台中的信息和材料不一致时,经平台运营部门驳回注册申请后,由供应商再次在线提交正确的注册信息,直至平台信息和材料一致为止。 

4)平台运营部门完成以上注册审核后即为平台注册审批通过,系统将自动生成注册供应商管理员帐号并授权,同时向供应商注册时激活的手机发送用户名和临时密码。 

5) 供应商用户名及临时密码在一个月之内有效,若是供应商在一个月内未完成相应缴费或未被采购方认可,该密码自动失效。

6) 供应商缴费完成后该供应商即转为平台正式供应商,采用KEY登陆方式,临时密码同时失效。

第十一条 供应商管理员帐号命名规则 

供应商管理员帐号为“(略)”,其中“xxxxx”为系统自动生成的流水号,初始密码为随机生成的6位数字。供应商管理员帐号一经生成不得修改,且该帐号具有唯一性。 

初始密码可由供应商管理员自行修改并保管。 

第十二条 供应商管理员帐号发放 

平台运营部门对注册信息审批通过后,系统将按照平台记录的已激活的手机或E-mail,自动发送帐号(内容包含用户名和密码)。 

第十三条 密码重置受理 

当供应商管理员遗忘密码或其他特殊情况,需平台运营部门为其重置密码时可直接向平台运营部门提出申请,经平台运营部门核实无误后,为其重置密码,并按照平台记录的手机号码发送重置的密码。


第四章 供应商分级管理


第十四条 首钢采购电子商务平台对供应商实行动态分级管理,供应商分为级别供应商和备用供应商。采购方每年对供应商进行定期评价、级别调整等动态管理。平台运营部门可从技术上保证供应商动态管理的执行。 

第十五条 级别供应商是指合格供应商中,一年内有订货量并经综合评价评定的供应商:分为战略供应商、核心供应商和一般供应商三级,对应供应商标识为A、B、C。

备用供应商是指级别供应商中,三年内无供货记录的供应商或暂时不符合级别供应商标准而留做备用的供应商,对应供应商系统标识为D。

供应商级别由采购方评定并通知平台运营部门。

平台运营部门将为不同级别的供应商提供不同的服务标准并收取不同费用,详见“供应商服务标准及收费办法”。

第十六条 采购方每年依据本部门的供应商分级标准,组织进行供应商评价,修订供应商分类、分级目录,经本部门审议通过后发布并通知平台运营部门。

第十七条 新准入供应商原则上定为一般级别供应商或备用供应商,考核期为一年。考核期满,按照采购方对供应商的评价结果确定相应级别。

第十八条 与首钢总公司及各基地签订战略合作协议、大客户协议、零库存或联储协议的供应商可优先升级为战略供应商。

第十九条 各部门在采购时,应优先考虑选用战略供应商和核心供应商。采购招投标时,应根据采购物料的重要程度选择相应级别供应商,投标供应商原则上应属于同一级别,同一级别供应商数量不足时(或遇特殊情况),可选用低级别供应商参与。


第五章 供应商信息变更管理


第二十条 供应商信息变更是指:因供应商自身原因或采购方对供应商评价变化造成供应商的信息或资质内容发生变更时,需要在采购平台中进行的实时更新。包括供应商的企业名称、法人代表、银行名称、账号、税号、经营范围、企业地址以及业务员等信息的变更以及供应商级别的变更。

第二十一条 供应商可通过平台提交信息变更申请,及时更新自己的信息。供应商信息变更可分为三证信息变更、其他信息变更和合格供应商附加信息变更三种。 

(一)三证信息变更 

指企业名称、法人、注册资金、营业执照及其有效期、税号及其有效期、组织机构代码及其有效期等,在三证上进行变更的信息。供应商对平台信息变更时,需要上传相应的证件扫描件,并根据情况相应提交如下材料(复印件均需加盖单位公章): 

●企业法人营业执照(副本) 

●税务登记证(副本) 

●组织机构代码证(副本) 

变更申请审批通过后,平台运营部门更新平台供应商信息。 

(二)其他信息变更 

指公司办公地址、联系电话,传真等非三证信息的变更,由供应商直接更新生效。供应商对平台信息变更如涉及供应商管理员(即供应商基本信息中的“业务负责人姓名”)变更时,该公司负责人需重新提交《管理员授权委托书》(经办人签字,加盖公章)。平台运营部门核实变更信息与材料一致后,审批通过并更新供应商管理员相关信息。 

(三)合格供应商附加信息变更 

指各采购方管理供应商时使用的一些个性化的信息。合格供应商对附加信息变更时,需通过平台提交变更申请,由采购方审批即可。 

第二十二条 平台运营部门定期检查供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证等重要资质证书的有效性,如证书1月内(含1个月)过期或已过期,应及时通知供应商进行更新,并告知采购方。


第六章 供应商评价管理


第二十三条 采购方负责组织本部门供应商的定期评价工作,无特殊情况时每年第二季度进行评价。

第二十四条 供应商评价范围和内容由采购方各部门负责。原则上供应商评价范围为本部门所有级别供应商及备用供应商,评价内容包括供应商产品质量、合同履约能力、售后跟踪服务等。

第二十五条 采购方各部门完成供应商评价后填写供应商级别变更登记表交平台运营部门进行供应商信息维护。未按时完成供应商评价的,由平台负责暂时冻结该供应商权限,完成供应商评价并办理相关手续后再行解冻。


第七章 供应商的降级、清退及注销


第二十六条 采购方可采用定期评价方式降低不再符合采购方相关要求的合格供应商的级别,被降级的供应商不再享受原先供应商级别待遇。 

第二十七条 采购方可采用定期评价方式将不再符合采购方相关要求的级别供应商变更为备用供应商,备用供应商将无法开展与相应采购方的网上采购业务。

第二十八条 被降级的供应商已缴纳年费等服务费用不予退还。


第八章 供应商培训管理


第二十九条 平台运营部门提供的培训分为远程培训和现场培训两种。 

1、远程培训:平台运营部门负责制作和更新培训材料(PPT、WORD、视频等多种形式)发布至平台,并提供模拟平台方便供应商远程学习。供应商自行从平台下载并自学培训资料,平台运营部门为其开通模拟平台帐号供其模拟操作,并通过电话、网络等方式进行远程培训支持。 

2、现场培训:平台运营部门安排培训人员,组织供应商进行面对面的培训。供应商到场时,须在“供应商培训签到表”上签到;培训结束后,供应商向平台运营部门提交“供应商培训反馈表”,以便平台运营部门改进培训效果。

第三十条 供应商需要平台运营部门为其提供现场培训服务时,可向平台运营部门提交“供应商培训需求表”。平台运营部门根据供应商培训需求后进行相关安排并按“首钢采购电子商务平台服务内容及收费标准”收费。


附表1:供应商准入审批表

附表2:供应商信息登记表

附表3:供应商信息变更审批表

附表4:供应商评价意见表

 

附表下载:供应商管理规范附表下载


供应商评价与选择制度(试行)

 

第一章 总则


一条 为了规范首钢采购商务平台(以下简称平台)供应商管理相关工作,完善供应商管理体系,构建稳定、优质、高效的供应链网络,维护相关企业的正当权益、促进采购方和供应商共同持续发展,特制定本规范。
第二条 平台对供应商实行资质考察准入、资质信息变更管控、定期重新评价和分级优胜劣汰的动态管理机制。
第三条 本规范适用对象为采购方、平台运营部门、供应商。 
第四条 采购方负责本组织供应商的管理制度及管理流程的制定与维护、供应商准入资质审查及复核、供应商信息变更审批、供应商分级、评价及发布、等本部门供应商主数据的维护申请等相关工作。
第五条 北京首钢自动化信息技术有限公司(简称“首自信”)是平台运营部门,负责统一保管供应商资质材料电子版,负责注册平台供应商的开户、供应商公共信息变更、系统管理等相关工作。负责会同各管理部门、各基地对该规范进行制定、修改和废止。

第六条 本办法中首钢总公司设备部、建工部、供应公司统一简称:首钢集团业务部门;

京唐公司、迁钢公司、矿业公司、首秦公司(含秦中板)、顺义冷轧公司及北京地区存续单位简称:各基地。

第七条 本办法适用于首钢总公司各业务部门及各基地。


第二章 供应商资格审查及准入管理


第八条 平台供应商的准入,由各业务部门及各基地根据采购需求及供应管理和强化竞争的需要推荐。公司资质、产品质量、价格、服务、信誉等在竞争中的优势是推荐供应商的主要依据。

第九条 平台供应商的准入由各业务部门及各基地相关部门负责,按照申请、审核、批准的流程办理。

第十条 平台供应商实行项目、类别或范围准入制,超出审核认定的项目、类别和范围时,需按照供应商准入要求重新履行相应的审核批准程序。

第十一条 各部门供应商准入条件由各部门自行确定,原则上应包括以下条件:

1、工厂业绩及产品信誉;

2、质量体系和体系文件的建立情况、认证情况;

3、技术装备的最大加工能力及最高精度;

4、设计、制造能力与技术上的开发创新情况;

5、设备发运条件;

6、产品价格水平,用户意见反馈;

7、备件质量与供应情况等。

对于某些特殊产品,还应该按照特殊的质量要求,确定一些需要评价的特殊内容。

第十二条 供应商是同一集团企业的且供应同类产品的,原则上只能准入一家供应商。

第十三条 平台供应商准入的两种方式:一次性准入、一般性资格考察准入。

1、一次性准入:因特殊情况如设备购置等一次性采购临时使用的供应商,合同履行结束后不再发生业务往来,需要在平台中予以冻结或删除处理的,办理一次性准入。

2、一般性资格考察准入:属于下列情况之一的供应商准入,办理一般性资格考察准入:设计院选型专业厂、主机厂、原主机配套供应商、专利产品制造商以及各基地技术管理部门立项建议的供应商。

3、各部门其他供应商准入情况,如:现场考察准入、代理和贸易类供应商按一般性资格考察准入方式进入平台供应商库。

第十四条 各部门平台供应商资格审查及备案由各部门负责。备案资料至少应包括以下项目:

1、供应商准入申请函;

2、供应商主数据项目明细表;

3、营业执照复印件(每年应年检);

4、税务登记(国税)复印件;

5、组织机构代码证复印件(每年应年检);

6、银行开户许可证复印件;

7、质量管理体系认证证书复印件(每三年应更新);

8、承揽业务、签定合同业务员的法人授权委托书特殊产品生产许可证复印件(如:起重设备、压力容器等);

9、属于代理性质的供应商应有被代理商的授权书并附被代理商资质量证明材料;

10、其它说明企业能力的证明材料;

11、企业简介:说明企业性质、特点、主要生产经营范围和品种;另附表格(包括主要生产设备明细、主要检测设备明细、组织机构及人员配备情况表、供应其它钢铁企业主要业绩明细)。

第十五条 经各部门供应商准入评价合格的供应商由各部门填写供应商主数据创建维护申请”并签字盖章(经办人、主管领导、单位公章)后提交平台运营部门备案。平台运营部门负责据此进行供应商系统信息维护。

第十六条 供应商资料由各部门存档。纸质文档长期保存,平台信息实时更新。

第十七条 一次性供应商由各部门负责在一次性采购业务完成后进行平台供应商信息冻结,在结算后进行删除。


第三章 供应商信息变更的管理


第十八条 供应商信息变更是指:因供应商自身原因,供应商的信息或资质内容发生变更时,需要在采购平台中进行的实时更新。包括供应商的企业名称、法人代表、银行名称、账号、税号、经营范围、企业地址以及业务员等信息的变更。

第十九条 供应商信息变更由各部门根据部门供应商信息变更及审批流程要求办理。

第二十条 供应商信息变更资料由各部门存档,纸质文档长期保存。

第二十一条 需要变更信息的供应商由各部门填写供应商主数据创建维护申请”并签字盖章(经办人、主管领导、单位公章)后提交平台运营部门备案,平台运营部门负责据此进行供应商系统信息变更维护。


第四章 供应商分级管理


第二十二条 首钢采购电子商务平台对供应商实行动态分级管理,供应商分为级别供应商和备用供应商,每年对供应商进行定期评价、级别调整等动态管理。 

第二十三条 备用供应商是指级别供应商中,三年内无供货记录的和不符合级别供应商标准留做备用的供应商。

第二十四条 级别供应商是指合格供应商中,一年内有订货量的供应商经综合评价评定的供应商:分为战略、重要、主要和一般四级供应商。

第二十五条 供应商级别由各部门自行确定。平台运营部门将为不同级别的供应商提供不同的服务并收取不同费用,详见供应商服务标准及收费办法。

第二十六条 各部门每年依据本部门的供应商分级标准,组织进行供应商评价,修订供应商分类、分级目录,经本部门审议通过后发布并通知平台运营部门。

第二十七条 新准入供应商原则上定为一般级别供应商,考核期为一年。考核期满,按照供应商评价结果确定相应级别。

第二十八条 与首钢总公司及各基地签订战略合作协议、大客户协议、零库存或联储协议的供应商可优先升级为战略供应商。

第二十九条 各部门在采购时,应优先考虑选用战略、重要和主要供应商。

第三十条采购招投标时,应根据采购物料的重要程度选择相应级别供应商,投标供应商原则上应属于同一级别,同一级别供应商数量不足时(或遇特殊情况),可选用低级别供应商参与。


第五章 供应商评价管理


第三十一条  各部门负责组织本部门供应商的定期评价工作,无特殊情况时每年第二季度进行评价。

第三十二条 供应商评价范围和内容由各部门负责。供应商评价范围为本部门所有级别供应商及备用供应商。内容包括供应商产品质量、合同履约能力、售后跟踪服务等。

第三十三条 各部门完成供应商评价后填写供应商级别变更登记表交平台运营部门进行供应商信息维护。未按时完成供应商评价的,由平台负责暂时冻结供应商权限。完成供应商评价并办理续费手续后再行解冻。


第六章 附则


第三十四条 本办法由首钢总公司设备部负责解释。

第三十五条 本办法自下发之日起执行。


附表:     附表下载:供应商评价与选择制度附表下载


1、供应商准入申请函(供应商填写)

2、一般性(一次性)准入供应商审批表

3、供应商信息变更审批表

平台服务标准及内容(试行)

 

尊敬的供应商会员:

感谢您选择首钢采购电子商务平台。

为更好地为您提供差异化服务,优化平台各项专业化服务能力以及帮助您拓展商业机会,本平台推行基于增值服务的会员收费服务制。会员服务套餐详细内容如下:

 

    试运行期间供应商会员每年服务费收费标准   待定